七种效率利器:用时间管理成就更好的自我

提高工作效率需要多种最佳实践的结合。

时间是这个世界上人最无能为力的一件事,但时间管理的真意不在于管理时间,而在于管理自己的时间利用方式。

有很多种方法可以帮助你改善对时间的利用效率,从而实现更重要的工作目标,甚至人生目标。本文介绍的7种方法并不是单一的技能,而是你可以融入自身日常工作与生活的自我管理理念。目标的设定与分解、事务的合理分配、工作环境的调整与改变、甚至现代化生产力工具的利用等,将这些理念在你的生活和工作中付诸实践,不断尝试,找到最佳的组合,你就会发现,其实你能成就更多、更重要、更有价值的目标。

七种效率利器:用时间管理成就更好的自我

时间管理的关键是自我管理

我们都希望提高工作效率,提高时间管理技能。时间管理在理论上很简单,但将其付诸实践并不那么容易,需要知识、努力和纪律。这里有七个关键的时间管理技能,可以提高你的工作效率。

我们无法使你更加努力地工作或变得更有纪律,但是我们可以为你提供增加工作效率所需的知识。在这篇文章中,你将学习七种关键的时间管理方法,用来提高你今天的工作效率。

时间管理的真相是,我们无法控制时间,只能用我们拥有的时间做些什么。

首先,重要的是要意识到时间是无法真正管理的——至少在传统意义上是这样。我们不能放慢或加快它的速度,只能控制自己的工作时间。

有效的时间管理不是对时间的适当管理,而是对自我的适当管理。我们花费时间的方式最终将决定我们的工作效率(或没有工作效率)。

但提高工作效率不是通过一个特定的技能组合来实现的,成功需要多种最佳实践的结合。下列几个时间管理技能的小小提高也会提高你的工作效率。我们鼓励你学习这些技巧,并着手将其应用到你的日常生活中。

知道你的目标

成功的时间管理始于目标设定。我们无法控制时间流逝的速度,但我们可以决定如何度过每天的24小时。最有工作效率的人就是那些知道如何将每一秒都计入目标的人。

你想达到什么目的?清楚地了解你的目标将大大增加完成目标的机会。因此,不要着急此过程。好好考虑想要什么,何时需要以及如何实现它。然后根据S.M.A.R.T.(S=Specific, M=Measurable, A=Attainable, R=Relevant, T=Time-bound)框架制定你的目标:

 

S.M.A.R.T.时间管理框架的核心支柱

● 具体:目标越具体,你就越有可能实现它们。例如,不要说“我想在公司更上一层楼”,而是说“五年内,我想成为我公司的CMO,有一个角落办公室,管理一个10人的团队。”

● 可衡量:可衡量的目标使你可以评估进度并确定何时完成计划要做的事情。你可以通过在旅程的各个阶段设置里程碑来衡量目标。

● 可实现:你的目标必须是可实现的。也就是说,它们必须是人所能做到的,并且对你来说足够重要,促使你去实现它们。为了得到想要的,你可能需要发展新的技能,或者投入更多的时间。你愿意这样做吗?

● 相关性:你的每一个目标都需要在你的生活和职业的大背景下有意义。

● 定时:最后,你的目标需要有时间限制。尽你所能为你希望完成的每一件事情设定一个现实的时间框架。你想在你的公司管理一个部门,或者受雇于一个全球品牌,或者创业吗?什么时候?时间框架将有助于你走上正轨。

 

了解自己

知道自己什么时候工作最有效率,是最有价值的时间管理技能之一。只要你能够优化你的时间表来适应你的自然倾向,早上或晚上工作都没有错。

你的工作环境也应该考虑在内。你需要完全安静和整洁的办公桌来进入最佳状态吗?也许更嘈杂的环境(比如一家咖啡店)更适合你。

显然,你能改变的工作日程和环境是有限的,你的老板可能不支持你在办公室外工作,你的家庭生活可能使你无法工作至深夜。只要尽你最大的努力把你的个人倾向和你的工作协调起来,你的时间管理技能就会不断发展。

 

确定待办事项的优先级

许多人都犯了这样的错误,即仅仅根据需要来组织他们的任务。但一个有效的时间管理者首先要分析每一项工作,排除那些不能帮助他获得成功的工作。不要把一秒钟浪费在毫无价值的任务上。

为此,我们建议使用艾森豪威尔盒子,它将每个任务分为四类:

 

重要而紧迫

这些任务对实现你的目标至关重要,并且需要立即关注。例如,回复客户服务邮件将有助于你的业务增长,这使得任务变得重要。如果你的客户没有得到及时的回复,他们可能会失去耐心,把他们的业务交给你的竞争对手。

重要但不紧迫

这些任务将极大地帮助你实现目标,但不需要你立即关注。

紧迫但不重要

属于这一类的任务通常被优先考虑。它们现在必须完成,所以我们的自然倾向是先完成它们,不管它们的重要性如何。例如,接听一个电话可能是一项紧急但不重要的任务。

不紧迫也不重要

这些活动没有什么问题,但只有在待办事项列表中的其他事项都已完成时,才应该完成这些活动,包括不断检查电子邮件、设计新的支持表单或设置社交媒体支持。

避免多任务

多任务工作实际上会降低工作效率,原因与人脑的集中能力有关。研究人员说,我们的大脑一旦分心,平均需要23分钟才能重新集中注意力。

如果你总是在任务之间来回切换,就永远不会给你的大脑足够的时间来专注于手头的项目。这可能会导致工作质量低下,工作满意度下降,甚至精疲力竭。

为了提高你的时间管理技能,试着一次只专注于一件事。

 

消除干扰

更进一步地说,当你需要花费大量的脑力时,务必消除环境中的干扰。退出你的电子邮件、关掉手机、关上办公室门——无论你要做什么,让你的大脑不致失去注意力。

不管你有没有意识到,不断更新的电子邮件或社交媒体通知会让你无法做到最好。你的大脑被拉向太多的方向,所以不可能进入最佳状态。

这个规则的一个例外可能是工作时听音乐。某些音乐类型,如古典音乐、环境音乐或其他无言的音乐可以提高工作效率。尝试不同的音乐风格,看看其中一种是否能帮助你在工作时保持“专注”。

 

利用你可以支配的资源

提高时间管理技能的另一种方法是利用所有可以使用的技术软件资源。生活在21世纪意味着你可以使用提高工作效率的生产力工具。以下是一些值得尝试的方法:

● 更好地跟踪和分析你的时间。一些应用程序让你非常容易地记录下你在某些任务上花费的时间。然后可以分析结果并发现需要改进的地方。

● 更有效地管理项目。有些应用程序以非常直观的方式显示待办事项列表。这种方法使任务的优先级一目了然。

● 通过高清视频屏幕录制、个性化网络摄像头视频、带注释的截图、GIF创建和屏幕捕获等方式更有效地进行交流。人脑处理视觉信息的速度是普通文本的6万倍,充分利用这一点,每周可以节省大量的时间!

花点时间,看看哪款软件最适合你的工作流程。

 

优化时间管理

最后,重要的是要意识到优化你的时间管理技能不是一次性的。你需要不断地分析自己,寻找新的方法来提高你的工作效率。

也许你需要重新安排工作日程,以更好地适应你的工作习惯。或许你应该投资于一项特定的技术。也许你只需要坐下来决定你真正想要达到的目标。

总结

通过掌握这七项技巧提高你的时间管理技能,总结一下:

● 首先确定你的目标,并了解你个人的最佳运作方式。这些是成为一个更好的时间管理者的关键的第一步。

● 然后使用艾森豪威尔盒子正确地排列待办事项列表中的项目优先级,每次只关注其中一个项目。工作环境中的干扰消除得越多越好。

● 寻找技术工具来帮助你追求更高的工作效率,市面上有很多这样的应用。

● 最后,优化你的日常生活习惯,提高工作效率。通过分析你自己,可以更快地提高你的时间管理技能。

 

创业新手应避免的3个创业错误

七种效率利器:用时间管理成就更好的自我

▨ 制造没人想要的东西。一个企业家应该从客户那里发现问题,而不是用想象力去创造问题。

▨ 太晚发布。你必须始终与客户联系以获得反馈并改进产品,因此你必须尽早发布产品。

▨ 缺乏商业模式。创业成功的最重要指标是你的收入或潜在收入。

 

#面对困难也不会止步#组建一个高度积极的团队应采取的8个步骤

七种效率利器:用时间管理成就更好的自我

▨ 你需要雇一个狂热的团队。狂热分子即使在艰难时期也会继续前进。

▨ 给团队一份令人兴奋的工作。你应该给你的团队更多的权力,更多的自主权,以及更多的决策能力。

▨ 你需要与团队保持透明。你的坦诚和诚实将建立信任。你的团队将成为你的合作伙伴,帮助解决你在建立公司时遇到的问题。

▨ 你想创造一个良好的工作环境。拒绝那些优秀的不合群者,别破坏团队的环境。

▨ 让你的团队负起责任。优秀的员工希望承担责任,给他们设定合理的目标,让他们负责。

▨ 使用Kaizen(小的、连续的、渐进的改善)策略和小增量目标理论。使团队保持动力以实现长期的宏大目标。

▨ 为实现目标设定奖励。让奖励变得更加频繁,至少每季度一次。这样就能保持整个团队的兴奋感。

▨ 及时摆脱消极员工。有些员工具有破坏性或表现不佳,会导致团队失去动力。

 

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